1.      Weshalb wurde diese Drucksache mit diesem wichtigen Thema von der Verwaltung nicht in die zuständigen Ausschüsse zur Diskussion und Entscheidung gegeben, sondern sofort in die Gemeindevertretung geleitet?

2.      Welcher Mitarbeiter wurde von der Verwaltung dem RPA des Landkreises als Ansprechpartner genannt?

3.      Weshalb hat die Verwaltung das gemeindliche RPA, als wichtiges Überwachungsorgan, nicht zu dem Eröffnungsgespräch am 14.12.2016 mit dem Landkreis hinzugezogen oder beteiligt?

4.      Ist der BM der Auffassung, dass das RPA der Gemeinde Kleinmachnow eine so untergeordnete Funktion und Rolle spielt, dass es bei diesen Überprüfungen nicht zugegen sein muss oder nicht erwünscht ist?

5.      Gibt es in der Gemeinde Kleinmachnow eine Dienstanweisung, wie Mitarbeiter sich mit dem öffentlichen Auftragswesen zu verhalten haben und welche gesetzlichen Forderungen einzuhalten und anzuwenden sind?

6.      Wenn es eine solche Dienstanweisung gibt, wann und wer wurde über das öffentliche Auftragswesen nachweislich belehrt?

7.      Wurde die Dienstanweisung, wenn vorhanden, an die neuesten Änderungen der VOB angepasst?

8.      Welche Mitarbeiter aus der Bauverwaltung wurden wann über die Änderungen der VOB unterwiesen?

9.      Welche Fachbereiche waren für die fehlerhaften Ausschreibungen und die daraus resultierenden Auftragsvergaben zuständig?

10.    Welche Konsequenzen bzw. Maßnahmen hat die Verwaltung aus dem Prüfbericht abgeleitet und bereits durchgeführt?

11.    Existiert in der Verwaltung eine Zuständigkeitsordnung?

12.    Gibt es gemäß § 29 der Gem. HVO  eine interne Vergaberichtlinie, wie das bereits im Jahre 2001 durch das RPA des Landkreises Potsdam-Mittelmark  der Gemeindeverwaltung  dringend empfohlen worden ist?

13.    Das RPA erwähnt, dass 97 Verfahren (Auftragsvergaben) an 78 Bieter vergeben worden sind und davon 66 einmal beauftragt worden sind. Welche Bieter wurden hier mehrmals beauftragt und was waren das für Leistungen?

14.    Plant der BM gegen die verantwortlichen Mitarbeiter Disziplinarmaßnahmen einzuleiten, da schwerste Verstöße gegen die Landes- und Bundesgesetze festgestellt worden sind?

15.    Weshalb hat nach Auffassung des BM die interne Kontrolle in der Gemeinde versagt?

 

 

Zu 1.

Zuständig ist gemäß § 105 Absatz 5 BbgKVerf die Gemeindevertretung. Laut § 21 Absatz 5 der Geschäftsordnung der Gemeindevertretung unterstützt der Rechnungsprüfungsausschuss die Gemeindevertretung und den Hauptausschuss bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben. Mit Beschluss der Gemeindevertretung wurde die Drucksache in den Rechnungsprüfungsausschuss verwiesen.

 

Zu 2.

Durch die Verwaltung wurde der Fachbereichsleiter Büro des Bürgermeisters, Herr Piecha, dem Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Potsdam-Mittelmark als Ansprechpartner benannt.

 

Zu 3.

Das gemeindliche Rechnungsprüfungsamt war über die überörtliche Prüfung informiert. Zu dem Termin am 14. Dezember 2016, an dem es im Wesentlichen darum ging, die seitens des Rechnungsprüfungsamtes des Landkreises Potsdam-Mittelmark geforderte Unterlagen zu übergeben und organisatorische Absprachen zu treffen, war das gemeindliche Rechnungsprüfungsamt nicht anwesend. Inhaltliche Aspekte wurden in diesem Termin nicht besprochen.

 

Zu 4.

Nein, das gemeindliche Rechnungsprüfungsamt hat eine wichtige Funktion innerhalb der Verwaltung inne, ist aber bei der Überprüfung, die das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Potsdam-Mittelmark vornimmt, nicht eingebunden. Im Übrigen konnte das gemeindliche Rechnungsprüfungsamt auch nicht eingebunden werden, da, wie dem Fragesteller bekannt, es in der Zeit vom März bis September 2017 personell nicht besetzt war. Der ehemalige Rechnungsprüfer hatte zum 28. Februar 2017 gekündigt.

 

Zu 5.

Eine solche Dienstanweisung gibt es, sie liegt in den Struktureinheiten vor.

 

Zu 6.

Die Vorbereitung der Auftragsvergaben erfolgt durch die jeweiligen Struktureinheiten. Sie erfolgt, wie auch in der vorgenannten Dienstanweisung festgelegt, an Hand der jeweils aktuellen Vorschriften zu Auftragsvergaben. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nehmen regelmäßig an Schulungen zum öffentlichen Vergaberecht teil.

 

Zu 7.

In der genannten Dienstanweisung ist darauf Bezug genommen, dass immer die jeweils aktuellen Vorschriften zu Auftragsvergaben zugrunde zu legen sind.

 

Zu 8.

Die Mitarbeiter des Fachbereiches Bauen/Wohnen, die mit Auftragsvergabe befasst sind, halten sich durch den regelmäßigen Besuch von Seminaren auf dem aktuellen Stand der VOB.

 

Zu 9.

Zuständig waren die Fachbereiche Büro des Bürgermeisters, Bauen/Wohnen, Recht/Sicherheit/Ordnung und Schul-, Kultur- und Gebäudemanagement.

 

Zu 10.

Der Prüfbericht wurde innerhalb der Verwaltung bereits ausgewertet. Die in der Drucksache DS-Nr. 014/18 aufgeführten Maßnahmen sollen entsprechend umgesetzt werden.

 

Zu 11.

Ja, eine Zuständigkeitsordnung existiert.

 

Zu 12.

Der § 29 Gemeindehaushaltsverordnung, wie im Bericht der überörtlichen Prüfung des genannten Jahres empfohlen, ist nicht mehr anwendbar, da die Gemeindehaushaltsverordnung zum 31. Dezember 2002 außer Kraft getreten ist. Eine neue Gemeindehaushaltsverordnung ist zum 1. Januar 2003 in Kraft getreten und zum 31. Dezember 2007 außer Kraft gesetzt worden, da ab 1. Januar 2008 die Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung (KomHKV) gültig ist. Hier befasst sich der § 30 mit der Vergabe öffentlicher Aufträge. Mit MIK-Rundschreiben zum kommunalen Auftragswesen vom 17. März 2011, Geschäftszeichen: III/1-313-35/2011 wurde mitgeteilt, dass es für den Erlass so genannter kommunaler Vergabeordnungen keine Rechtsgrundlage gibt. Ergänzend ist darauf hinzuweisen, dass im Jahr 2018 die Unterschwellenvergabeordnung des Bundes (UVgO) für das Land Brandenburg anwendbar gemacht und § 30 KomHKV entsprechend angepasst werden wird. Daraus werden Änderungen beim Vergaberecht resultieren, die von der Gemeinde dann umgesetzt werden.

 

Zu 13.

Diese Analyse wurde durch das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Potsdam-Mittelmark vorgenommen. Die Datenauswertung  liegt hier nicht vor.

 

Zu 14.

Der Bericht des Rechnungsprüfungsamtes des Landkreises Potsdam-Mittelmark wurde zum Anlass genommen (siehe auch Punkt 10) mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über die Fachbereichsleiter eine entsprechende Auswertung vorzunehmen. Dabei wird u. a. dringend darauf hingewiesen, dass künftig die entsprechenden Vorschriften einzuhalten sind.

 

Zu 15.

Von einem Versagen der internen Kontrolle kann nicht die Rede sein. Ansonsten wird auf die Beantwortung zu den Fragen 10 und 14 verwiesen.

 

 

Herr Krüger

Ich stelle fest, dass meine Fragen zum Teil nicht beantwortet worden sind. Gerade nach der überörtlichen Prüfung, die wir durch das Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Potsdam-Mittelmark erfahren haben, hatte ich auch um die Namen derer gebeten, die in der Bauabteilung von Ihnen geschult worden sind. Da schreiben Sie mir nur, dass die Personen im Fachbereich, die sich mit den Auftragsvergaben beschäftigen, durch den regelmäßigen Besuch von Seminaren auf dem aktuellen Stand der VOB sind. Wer ist es denn?

 

 

Bürgermeister Herr Grubert

Der gesamte Fachbereich wird geschult.