Entsprechend dem Ergebnis des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gem. Vergabeordnung (VgV) wird der Bürgermeister beauftragt, mit dem Planungsbüro
arc architekturconzept GmbH
Lauterbach – Oheim – Schaper
Zum Domfelsen 1, 39104 Magdeburg
den ausgeschriebenen Generalplanungsvertrag abzuschließen für Grundleistungen
· der Leistungsphasen 1-3 der Leistungsbilder:
Þ Objektplanung Gebäude und Innenräume gemäß §§ 33 ff. HOAI,
Þ Objektplanung Freianlagen gemäß §§ 38 ff. HOAI,
Þ Objektplanung Verkehrsanlagen gemäß §§ 46 ff. HOAI,
Þ Fachplanung Tragwerksplanung gemäß §§ 49 ff. HOAI,
· der Stufe 1 der Beratungsleistungen nach Anl. 1 zu § 3 Abs. 1 HOAI in den Leistungsbildern:
Þ Wärmeschutz- und Energiebilanzierung,
Þ Raumakustik sowie
· der Stufe 1 der Brandschutzplanung nach dem Leistungsbild des AHO-Pflichtenhefts Nr. 17, 3. Auflage, Juni 2015.
Die hierfür erforderlichen Haushaltsmittel wurden im Haushalt 2022 zur Verfügung gestellt.
Die Gemeinde Kleinmachnow beabsichtigt, das ehemalige Gemeindehaus der evangelischen Auferstehungs-Kirchengemeinde (Auferstehungskirche) Jägerstieg 2 denkmalgerecht sanieren und vorrangig für Museumszwecke umzubauen zu lassen.
Das Gebäude wurde 1930 errichtet und 1955 um den Kirchsaal und den Glockenturm erweitert. Es ist als Einzeldenkmal in der Denkmalliste des Landes Brandenburg im Abschnitt D, übrige Gattungen (Bau- und Kunstdenkmale), unter der ID 09190832 eingetragen. Eine Teilmodernisierung des Gebäudes fand nach 1992 statt. Zuletzt (2010) wurde die Gas-Zentralheizung erneuert.
Die bis 2018 als kirchliche Einrichtung genutzte bauliche Anlage dient gegenwärtig auf der Grundlage einer befristeten Baugenehmigung im Erd- und im Obergeschoss als kulturelle Begegnungsstätte.
Zukünftig ist die Nutzung des Gebäudes und
seiner Freiflächen durch ein Museum und dessen
Ausstellungen und Veranstaltungen sowie durch verschiedene Vereine vorgesehen.
neben der Museumsinitiative Kleinmachnow z. B.
durch den Heimat- und Kulturverein Kleinmachnow e.V.
und die AG Stolpersteine.
2.
Vergabeverfahren
Für die Vergabe der Planungsleistungen erfolgten umfangreiche und aufwendige Vorbereitungen: Die Gebäudesubstanz wurde umfassend erhoben und auf Altlasten hin untersucht, es gab diverse Rücksprachen und Ortstermine mit dem Landkreis Potsdam-Mittelmark ‑ Untere Denkmalschutzbehörde und Brandschutzdienststelle ‑, es erfolgte eine Einfahrprobe mit dem Teleskopmast der Freiweilligen Feuerwehr und das Grundstück einschließlich seines Baumbestand wurde vollständig neu eingemessen.
Das Ergebnis dieser Vorbereitungen war eine Leistungsbeschreibung, die als Grundlage einer Ausschreibung von Planungsleistungen diente. Aufgrund der prognostizierten Gesamtsanierungskosten ergab sich eine Honorarsumme von über 500.000 € ohne Umsatzsteuer. Damit waren die nachgefragten Leistungen nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeordnung des Bundes ‑ VgV) in einem EU-weiten Verfahren öffentlich auszuschreiben.
Zur ordnungsgemäßen und rechtssicheren Abwicklung dieses VgV-Verfahrens wurde die Unterstützung der Rechtsanwaltskanzlei Gaßner, Groth, Siederer & Coll. Partnerschaft von Rechtsanwälten mbB, Berlin in Anspruch genommen.
3.
Beschreibung
der Beschaffung
Gegenstand der Ausschreibung waren Planungsleistungen, die für die Sanierung und den Umbau des Gebäudes erforderlich sind. Es wurden folgende Leistungsstufen ausgeschrieben:
· Stufe 1: Leistungsphasen 1 bis 3,
· Stufe 2: Leistungsphasen 4 bis 7,
· Stufe 3: Leistungsphasen 8,
· Stufe 4: Leistungsphasen 9.
Welche Leistungen konkret vom Abruf einer Leistungsstufe erfasst sind und welche Leistungen individuell und gesondert abgerufen werden müssen, war in der Leistungsbeschreibung Teil B. näher beschrieben und ist im Vertrag, welcher der Vergabeunterlage beigefügt war, geregelt.
Ausgeschrieben waren Grundleistungen und besondere Leistungen der HOAI-Leistungsbilder:
· Gebäudeplanung, Leistungsphasen 1 bis 9,
· Freianlagenplanung, Leistungsphasen 1 bis 9,
· Verkehrsanlagenplangen, Leistungsphasen 1 bis 9,
· Tragwerksplanung, Leistungsphasen 1 bis 6 sowie 8,
· Technische Ausrüstung, Leistungsphasen 1 bis 9.
Des Weiteren Beratungsleistungen der:
· Brandschutzplanung gemäß AHO in Leistungsphasen 1 bis 9,
· Wärmeschutz- und Energiebilanzierung, Leistungsphasen 1 – 8,
· Raumakustik, Leistungsphasen 1 – 8,
· Fördermittelberatung, Akquisition von Fördermittelprogrammen und deren Beantragung.
4.
Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterium war nicht allein der Preis. Alle Kriterien waren in den Verfahrensbedingungen mit Zuschlagsmatrix für das anschließende Verhandlungsverfahren aufgeführt und wurden mit veröffentlicht. Folgende Kriterien wurden bewertet:
· Kommunikation mit dem AG
· Externe Kommunikation
· Architekt. Herangehensweise an Umbauprojekt, ehem. Kirchengebäude, Denkmalschutz
· Umgang mit den Anforderungen an die Generalplanung
· Bauphase:
Þ Berufliche Erfahrung des Bauleiters
Þ Umgang mit Bauablaufstörungen
Þ Nachtragsmanagement
Þ Mängelmanagement
Þ Termintreue
Þ Dokumentation
· Vertrag
· Honorar
Bei letzterem Kriterium wurde das Honorarangebot bewertet. Eine Beurteilung erfolgte dort nicht durch Betrachtung konkreter oder fiktiver Euro-Beträge(HOAI-Modell), sondern durch Bewertung aller Honorarfaktoren im jeweiligen Abschnitt. Dabei spielte eine Rolle, wie stabil sich das Honorar nach dem jeweiligen Angebot darstellt und in welchem Maße nachträglich mit Honorarerhöhungen gerechnet werden muss. Eine Rolle spielte aber auch, ob das Honorar im Zusammenspiel aller Honorarparameter voraussichtlich „günstig“ oder „teuer“ ist.
5.
Verfahrensart
Das Ausschreibungsverfahren erfolgte zweistufig als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Die Gemeinde als Vergabestelle überprüfte mit Unterstützung der Rechtsanwaltskanzlei (siehe oben, Ziff. 2) zunächst alle Teilnahmeanträge auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf vergaberechtliche Ausschlussgründe. Bei den nach dieser Prüfung verbliebenen Bewerbern wurde in einem zweiten Schritt geprüft, ob sie die definierten Eignungskriterien einhielten. Bewerber, die diese Mindeststandards nicht erfüllten, schieden aus. Unter den übrigen Bewerbern fand eine Auswahl im Losverfahren statt, vgl. § 75 Abs. 6 VgV.
Die gesamte Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere Bewerber- und Bieterfragen und deren Beantwortung, erfolgte ausschließlich über die die Vergabeplattform des Landes Brandenburg („Vergabemarktplatz“).
6.
Vergabeterminplan
+ Durchführung des Verfahrens
Verfahrensschritt |
Datum |
EU-Bekanntmachung
am |
07.12.2021 |
Eingang
Bewerbungen |
13.01.2022 |
Formale Prüfung
der Bewerbungen und Abschluss Teilnahmewettbewerb |
21.01.2022 |
Auswahl der
Büros im Losverfahren |
25.01.2022 |
Absageschreiben
/ Angebotsaufforderungen |
25.01.2022 |
Eingang der
indikativen Angebote |
24.02.2022 |
Angebotsauswertung
/ Vorbereitung der Verhandlungen |
bis 02.03.2022 |
Verhandlungstermine |
03./04.03.2022 |
Aufforderung
letztverbindliche Angebote |
09.03.2022 |
Eingang
letztverbindliche Angebote am |
15.03.2022 |
Angebotswertung
nach Matrix bis |
18.03.2022 |
Sitzung
Gemeindevertretung |
24.03.2022 |
Versendung
Absageschreiben |
25.03.2022 |
Zuschlag |
05.04.2022 |
7.
Vorgeschalteter
Teilnahmewettbewerb
Teilnahmeanträge |
Anzahl |
eingegangene Teilnahmeanträge |
11 |
ausgeschlossene Teilnahmeanträge |
3 |
Teilnahmeanträge im Losverfahren
verbleibend |
8 |
Ausgeloste Büros |
4 |
8.
Verhandlungen
Nach der Auslosung wurden die vier verbliebenen Büros zur Abgabe der ersten, indikativen Angebote aufgefordert, die der Gemeinde am 24.02.2022 vorlagen.
Am Donnerstag, 03.03. und am Freitag, 04.03.2022
fanden sodann die Verhandlungsgespräche mit den vier Büros statt. An den
Terminen nahmen neben dem jeweils eingeladenen Büro auch die Vertreter der
Rechtsanwaltskanzlei, drei Personen aus den einbezogenen Fachausschüssen (Bauausschuss
und Ausschuss für Schule/Kultur/Soziales, deren Vorsitzende bzw.
von den Ausschüssen entsandte Vertretungen) sowie Beschäftigte der Fachbereiche
Schule/Kultur/Soziales und Bauen/Wohnen teil.
Je Gespräch war ein zeitlicher Umfang von 3
bis 3,5 Stunden vorgesehen. Die Büros erhielten zunächst Gelegenheit, sich
vorzustellen, einschließlich der zum Projekteinsatz vorgesehenen Mitarbeitenden.
Sie konnten Referenzprojekte zeigen und ihre architektonischen und planerischen
Ansätze darlegen. Im Anschluss daran fand eine Gesprächsrunde statt, bei der die
anderen Teilnehmenden Nachfragen stellen konnten. Nach Verabschiedung der Büros
erfolgte eine Auswertung mit anschließender Bewertung gemäß Bewertungsmatrix,
jedoch noch ohne Bewertung der Zuschlagskriterien zum Honorar.
Nach Abschluss aller Bewerbungsgespräche
wurden die Büros aufgefordert, unter Berücksichtigung der Gesprächsergebnisse ihre
letztverbindlichen Angebote bis zum 15.03.2022 vorzulegen, Diese
Angebote wurden durch die Rechtsanwaltskanzlei unter Einbeziehung auch der Zuschlagskriterien
zu den Honorarangeboten wie folgt final bewertet:
|
Büro I |
Arc |
Büro III |
Büro IV |
Kommunikation |
1.500 |
2.500 |
1.500 |
1.500 |
Eigene
Arbeitsweise |
1.500 |
2.500 |
1.500 |
2.000 |
Bauphase |
1.000 |
2.500 |
1.000 |
1.500 |
Vertrag |
400 |
400 |
400 |
400 |
Honorar
Gebäudeplanung |
900 |
1.200 |
900 |
1.200 |
Honorar
FA und VA |
300 |
400 |
400 |
400 |
weiter |
Büro I |
Arc |
Büro III |
Büro IV |
Honorar
Tragwerksplanung |
180 |
240 |
240 |
300 |
Honorar
TA |
600 |
600 |
400 |
800 |
Honorar
BesL / BeratungsL |
240 |
240 |
240 |
300 |
NebenK,
Stundensätze, GP-Zuschlag |
160 |
240 |
160 |
320 |
|
6.780 |
10.820 |
6.740 |
8.720 |
Im Ergebnis dessen wird empfohlen, den Generalplanungsauftrag an das Büro:
arc architekturconzept GmbH
Lauterbach – Oheim – Schaper
Zum Domfelsen 1, 39104 Magdeburg
zu vergeben.
Finanzielle Auswirkungen: |
Gemeindehaushalt |
|||
Beteiligungen |
||||
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|||
Produktgruppe: |
||||
Teilhaushalt/Budget: |
||||
Maßnahmen-Nr: |
||||
Bereits im
laufenden Haushalt |
|
|||
veranschlagt: |
|
EURO: |
||
Über-/außerplanmäßige Veranschlagung im laufenden
Haushalt: |
|
|
|
|
Ergebnis-HH |
EURO: |
|||
Finanz-HH |
EURO: |
|||
Mittelfristig
bereits veranschlagt: |
|
|||
Mittelfristig neu
zu veranschlagen: |
|