1.         Der Bürgermeister wird beauftragt, mit dem Büro Marcel Adam Landschaftsarchitekten und dem Büro 3PO Architektenpartnerschaft BDA einen Vertrag über die Erbringung von Planungsleistungen nach der HOAI für die Leistungsphase 2 (Vorplanung), mit der Erweiterung der Leistungsphasen 3 (Entwurfsplanung) und 4 (Genehmigungsplanung), Vorstellung und Abstimmung der Entwürfe in der Gemeindevertretung, abzuschließen.

2.         Die hierfür erforderlichen finanziellen Mittel in Höhe von ca. 50.000,00 € für den Sportplatz wurden im Haushalt 2017 überplanmäßig bereitgestellt (DS-NR. 010/17).

Die Gemeindevertretung hat in ihrer Sitzung am 23.02.2017 mit DS-Nr. 10/17 beschlossen, auf einer Fläche östlich des Dreilindener Weges einen Sportplatz zu errichten (Grundsatzbeschluss). Mit dem Platz soll dazu beigetragen werden, das bestehende Defizit an Sportfreiflächen in der Gemeinde Kleinmachnow abzubauen.

Zur Gewinnung eines geeigneten Freianlagenplaners und eines Architekten hat die Verwaltung die Planungsabsicht für den Neubau des Sportplatzes inzwischen auf der Internetseiten der Gemeinde und der Brandenburgischen Architektenkammer sowie auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg bekanntgemacht. Daraufhin bewarben sich insgesamt 12 Planungsbüros bzw. Bewerbergemeinschaften, aus denen an Hand der bereits in der Bekanntmachung angegebenen Auswahlkriterien die Bewerberauswahl erfolgte.

Fünf Bürogemeinschaften, die die beste Eignung erwarten ließen, wurden mit Schreiben vom 11.07.2017 zur Angebotsaufforderung zum Verhandlungsverfahren für den Neubau des Sportplatzes eingeladen und erhielten alle nötigen Unterlagen. Die eingegangenen Unterlagen der fünf Bürogemeinschaften wurden vom Fachbereich Bauen/Wohnen und Schule, Kultur- und Gebäudemanagement auf die Einhaltung der in der Aufgabenstellung genannten Kriterien hin geprüft und ausgewertet.

Vom 05.09. bis zum 06.07.2017 wurden die Bürogemeinschaften im Rathaus persönlich vorstellig und bekamen die Gelegenheit, zu ihren Angeboten Stellung zu beziehen sowie offene Fragen abzuklären. Im Anschluss an die von den Bietern gegebenen Erläuterungen gelangte die Verwaltung zu dem Schluss, dass die Bürogemeinschaft Marcel Adam und 3PO den hier geforderten Leistungsumfang am besten erfüllt und mit sehr kompetenten Ansprechpartnern die Aufgabe gut wird ausführen können.

Grund für die Entscheidung sind die außerordentlich kompetenten Fachauskünfte, die Vorstellung der Projektabwicklung, innovative Lösungsvorschläge sowohl für den Sportplatz als auch für das Funktionsheim und die wirtschaftliche Betrachtung und Herangehensweise.

Insgesamt liegt die Vergabe der Planleistungen für den Sportplatz und das Funktionsgebäude unterhalb des EU-Schwellenwertes und wurde in Anlehnung an die RPW ausgeschrieben. Diese Vorgehensweise wurde im Vorfeld mit der Brandenburgischen Architektenkammer abgestimmt.

Die außerplanmäßigen Mittel in Höhe von 13.911,00 Euro für den Sportplatz und 5.100,00 Euro für das Funktionsheim wurden aus einer überplanmäßigen Deckungsreserve zur Verfügung gestellt.