Das Rechnungsprüfungsamt der Gemeinde Kleinmachnow ist auf der Sitzung des Rechnungsprüfungs­ausschusses am 20. Februar 2023 gebeten worden, den mündlich vorgetragenen Sachstand bei der Prüfung der Betreuungskosten für Kinder, die ihren Wohnsitz nicht in Kleinmachnow haben (DS-Nr. 057/20), in diesem Kurzbericht schriftlich zusammen zu fassen.

Durch die Prüfung sollte die Frage beantwortet werden, ob die Gemeinde Kleinmachnow im Jahr 2014 die Differenz zwischen den Elternbeiträgen und realen Platzkosten den jeweiligen Wohnortkommunen der betreuten Kinder regelmäßig und ordnungsgemäß in Rechnung gestellt hat und wenn nicht, welche Kosten der Gemeinde Kleinmachnow ggf. durch fehlende Abrechnungen entstanden sind.

Der Prüfungsauftrag erging nach Beantwortung einer Anfrage (DS-Nr. 155/19), deren Umfang der Einreicherin unzureichend erschien und deren zahlenmäßiger Nachweis nur rückwirkend bis 2015 erfolgte, aber das ebenfalls geforderte Jahr 2014 nicht enthielt.

In einer ersten Durchsicht der betreffenden Unterlagen konnte das Rechnungsprüfungsamt auch für das Jahr 2014 regelmäßige unterjährige Abrechnungen und deren Zahlungseingänge einsehen.

In den vom Rechnungsprüfer mit den Beteiligten, Eigenbetrieb KITA-Verbund und Fachbereich Schule/Kultur/Soziales, geführten Gesprächen wurde deutlich, dass über die Abrechnungen hinaus unterschiedliche Rechtsauffassungen über den Ansatz abrechenbarer Kosten bestanden. Die vom Fachbereich Schule/Kultur/Soziales erstellten Weiterberechnungen erfolgten nach Aussage der damaligen Fachbereichsleiterin auf Grundlage der seinerzeit gültigen und mit dem Landkreis Potsdam-Mittelmark abgestimmten Abrechnungspraxis.

Im Umfang der Betrachtungen geht es um eine Anzahl von betroffenen Betreuungsverträgen im mittleren zweistelligen Bereich. Von diesen sind ungefähr ein Drittel unbeachtlich, weil es sich um Betreuungsverträge für Berliner Kinder handelt, deren Abrechnung mit dem Land Berlin separat rechtsverbindlich und unstrittig erfolgt. Daraus ergibt sich, dass mögliche (überschaubare) Differenzen nicht aus tatsächlich nicht durchgeführten Abrechnungen, sondern „nur“ aus unterschiedlichen Auffassungen über die ansatzfähigen Kosten entstanden sein könnten. Weiterhin sei darauf hingewiesen, dass die begehrte Prüfung das Wirtschaftsjahr 2014 betrifft. Schon zum Zeitpunkt der Erteilung des Prüfungsauftrages war für 2014 Verjährung eingetreten. Zwischenzeitlich könnten auch Aufbewahrungsfristen abgelaufen sein und weitere Prüfungshandlungen unmöglich machen. Für eine tiefergehende rechtliche Prüfung müsste darüber hinaus die Hinzuziehung rechtlicher Fachberatung erwogen werden, gegebenenfalls wären auch Gutachten zu beauftragen.

In Anbetracht der für das Rechnungsprüfungsamt aus der Kommunalverfassung der Landes Brandenburg abzuleitenden gesetzlichen Aufgaben und Aufträge und wegen der durch die Kämmerei zugesagten Erstellung zwischenzeitlich bereits überfälliger Jahresabschlüsse und deren anschließende Prüfung durch das RPA, die vom Rechnungsprüfungsausschuss ausdrücklich unterstützt und begrüßt wird, kann der Prüfungsauftrag in vorliegender Drucksache ohnehin nicht prioritär behandelt werden.

Der im Rechnungsprüfungsausschuss mündlich vorgetragene Sachstand wurde anschließend ausführlich diskutiert. Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses kamen nach einer Risikoabwägung einmütig zu der Auffassung, dass ihnen die gewonnenen Erkenntnisse und erteilten Auskünfte ausreichen und von tiefergehenden Prüfungshandlungen und weiterem Ressourceneinsatz abgesehen werden könnte.

T. Nicolai                                                                                                                               Rechnungsprüfer