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Grundleistungen Leistungsbild
Technische Ausrüstung, Leistungsphasen 1 - 9 nach Anlage 15 zu § 56
HOAI für die Anlagengruppen 1 bis 8 gemäß § 53 Abs. 2 HOAI:
Ingenieurbüro
Neubert GmbH
Bukostraße 1, 38820 Halberstadt
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Grundleistungen Leistungsbild
Freianlagen, Leistungsphasen 1 - 9 nach Anlage 11 zu § 40 sowie
Anlage 13 zu § 48 HOAI, ferner Planung der Technischen Anlagen in
Außenanlagen Leistungsbild Technische Ausrüstung gemäß § 53 ff. HOAI,
Leistungsphasen 1 bis 9
Landschaft
planen + bauen GmbH
Am Treptower Park 28-30, 12435 Berlin
Die
hierfür erforderlichen Haushaltsmittel wurden im Haushalt 2023 zur Verfügung
gestellt.
Mit
der DS-Nr. 011/22 vom 24.03.2022 beschloss die Gemeindevertretung, das von
der Freiwilligen Feuerwehr Kleinmachnow und (noch) vom Zweckverband Bauhof TKS
genutzte Grundstück Am Bannwald 1/1a dauerhaft der Freiwilligen Feuerwehr zur
Verfügung zu stellen und Planungen für ein neues Feuerwehrgebäude in Auftrag zu
geben. Nähere Erläuterungen sind in der genannten Drucksache enthalten.
2. Wahl der Vergabeart
Die Verfahrensart zur Vergabe der Planungsleistungen
richtete sich nach dem geltenden Schwellenwert des europäischen Vergaberechts
in Höhe von derzeit 215.000 €/ netto, bezogen auf Architekten- und
Ingenieurleistungen. Abschnitt 6 der Verordnung
über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung - VgV), Besondere
Vorschriften für die Vergabe von Architekten- und Ingenieurleistungen bestimmt
in § 74, dass diese Leistungen in der Regel im Verhandlungsverfahren mit
Teilnahmewettbewerb nach § 17 VgV oder im wettbewerblichen Dialog nach
§ 18 VgV zu vergeben sind. Angesichts der vorgesehenen Maßnahme kam nur
ein Verhandlungsverfahren nach § 17 VgV in Betracht.
Zur
ordnungsgemäßen und rechtssicheren Abwicklung dieses VgV-Verfahrens wurde
entsprechend DS-Nr. 076/22 v. 05.09.2022 die Unterstützung der
Rechtsanwaltskanzlei Gaßner, Groth, Siederer & Coll. Partnerschaft von
Rechtsanwälten mbB, Berlin in Anspruch genommen.
Das
Ausschreibungsverfahren erfolgte zweistufig als Verhandlungsverfahren mit
vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Die Gemeinde als Vergabestelle überprüfte
mit Unterstützung der Rechtsanwaltskanzlei zunächst alle Teilnahmeanträge auf
formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf vergaberechtliche
Ausschlussgründe. Bei den nach dieser Prüfung verbliebenen Bewerbern wurde in
einem zweiten Schritt geprüft, ob sie die definierten Eignungskriterien
einhielten. Bewerber, die diese Mindeststandards nicht erfüllten, schieden aus.
Unter den übrigen Bewerbern fand eine Auswahl im Losverfahren statt, vgl.
§ 75 Abs. 6 VgV.
Die
gesamte Kommunikation mit der Vergabestelle, insbesondere Bewerber- und
Bieterfragen und deren Beantwortung, erfolgte ausschließlich über die
Vergabeplattform des Landes Brandenburg („Vergabemarktplatz“).
3. Beschreibung der Beschaffung
Für
die Vergabe der Planungsleistungen erfolgten umfangreiche Vorbereitungen. Gebäudesubstanz
und Grundstück wurden auf Altlasten hin untersucht, den an der Teilnahme
interessierten Büros wurden die Machbarkeitsstudie vom 21.02.2022 mit dem
Vorentwurf und zahlreiche weitere Unterlagen zur Verfügung gestellt.
Übermittelt wurde außerdem der Wunsch, den Vorentwurf unter enger Einbeziehung
der Feuerwehr – insbesondere der Wehrführung – weiterzuentwickeln, idealerweise
in einem Nutzerworkshop.
Die
Planungsleistungen wurden europaweit in drei Losen ausgeschrieben:
- Los 1: Gebäude- und Tragwerksplanung einschl.
kleinere Gutachter- und Beratungsleistungen
- Los 2: Technische Gebäudeausrüstung
- Los 3: Objekt- und
Fachplanungsleistungen für die Außenanlagen
Gegenstand
dieser Vergabedrucksache ist der Zuschlag auf die Lose 2 und 3,
Planungsleistungen der Leistungsbilder:
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Grundleistungen Leistungsbild Technische
Ausrüstung, Leistungsphasen 1 - 9 nach Anlage 15 zu § 56 HOAI für die
Anlagengruppen 1 bis 8 gemäß § 53 Abs. 2 HOAI
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Grundleistungen Leistungsbild Freianlagen,
Leistungsphasen 1 - 9 nach Anlage 11 zu § 40 sowie Anlage 13 zu
§ 48 HOAI, ferner Planung der Technischen Anlagen in Außenanlagen
Leistungsbild Technische Ausrüstung gemäß § 53 ff. HOAI,
Leistungsphasen 1 bis 9
Der
Leistungsbeginn ist für Anfang Mai 2023 vorgesehen.
4. Zuschlagskriterien
Zuschlagskriterium
war nicht allein der Preis. Alle Kriterien waren in den Verfahrensbedingungen
mit Zuschlagsmatrix für das anschließende Verhandlungsverfahren aufgeführt und
wurden mit veröffentlicht. Folgende Kriterien wurden bewertet:
A. Projektanalyse
B. Qualität
der Planungsleistungen intern im Team
C. Qualität
der Planung und Bauüberwachung/Einbindung des Auftraggebers
D. Vertrag
E.
Honorar
Bei
letzterem Kriterium wurde das Honorarangebot bewertet. Eine Beurteilung
erfolgte dort nicht durch Betrachtung konkreter oder fiktiver Euro-Beträge
(HOAI-Modell), sondern durch Bewertung aller Honorarfaktoren im jeweiligen
Abschnitt. Dabei spielte eine Rolle, wie stabil sich das Honorar nach dem
jeweiligen Angebot darstellt und in welchem Maße nachträglich mit Honorarerhöhungen
gerechnet werden muss. Eine Rolle spielte aber auch, ob das Honorar im
Zusammenspiel aller Honorarparameter voraussichtlich „günstig“ oder „teuer“
ist.
5. Vergabeterminplan + Durchführung des
Verfahrens für beide Verfahren
Verfahrensschritt |
Datum |
Besprechung zu Eignungskriterien und div.
Verfahrensfragen, Entwürfe aller Vergabeunterlagen an Gemeinde,
Finalisierungstermin + Zuschlagsmatrix |
22.11.2022
– 30.11.2022 |
EU-Bekanntmachung |
|
Los 2 |
29.11.2022 |
Los 3 |
06.12.2022 |
Eingang Bewerbungen |
|
Los 2 |
09.01.2023 |
Los 3 |
13.01.2023 |
Prüfung Bewerbungen, Versendung
Nachforderungen |
|
Los 2 |
13.01.2023 |
Los 3 |
16.01.2023 |
Eingang nachgeforderte Unterlagen, Abschluss
Teilnahmewettbewerb |
|
Los 2 |
20.01.2023 |
Los 3 |
24.01.2023 |
Absageschreiben, Angebotsaufforderungen |
|
Los 2 |
24.01.2023 |
Los 3 |
30.01.2023 |
Eingang indikative Angebote |
|
Los 2 |
27.02.2023 |
Los 3 |
06.03.2023 |
Verhandlungsrunden Bieter |
|
Los 2 |
09.03.2023 |
Los 3 |
16./17.03.2023 |
Aufforderung letztverbindliches Angebot |
|
Los 2 |
15.03.2023 |
Los 3 |
22.03.2023 |
Eingang letztverbindliche Angebote |
|
Los 2 |
22.03.2023 |
Los 3 |
29.03.2023 |
Abschluss Angebotsprüfung |
|
Los 2 |
29.03.2023 |
Los 3 |
06.04.2023 |
Vergabeempfehlung |
|
Los 2 |
06.04.2023 |
Los 3 |
11.04.2023 |
Sitzung Hauptausschuss (Vergabebeschluss für
beide Lose) |
02.05.2023 |
Zuschlag (Vergabebeschluss für beide Lose) |
17.05.2023 |
6. Vorgeschalteter Teilnahmewettbewerb
Teilnahmeanträge |
Anzahl |
Los 2 |
|
eingegangene Teilnahmeanträge |
3 |
ausgeschlossene Teilnahmeanträge |
1 |
Los 3 |
|
eingegangene Teilnahmeanträge |
5 |
ausgeschlossene Teilnahmeanträge |
2 |
7. Verhandlungen
Nach
Eingang der ersten, indikativen Angebote, fanden sodann am
- am 09.03.2023 für Los 2 und
- am 16./17.03.2023 für Los 3
die
Verhandlungsgespräche mit den Büros statt. An den Terminen nahmen neben dem jeweils
eingeladenen Büro, die Vertreter der beauftragten Rechtsanwaltskanzlei, des
Fachbereiches Recht/Sicherheit/Ordnung, der Wehrführung und des Fachbereiches
Bauen/Wohnen teil.
Je
Gespräch war ein zeitlicher Umfang von 3 bis 3,5 Stunden vorgesehen. Die Büros
erhielten zunächst Gelegenheit, sich vorzustellen, einschließlich der zum
Projekteinsatz vorgesehenen Mitarbeitenden. Sie konnten Referenzprojekte zeigen
und ihre architektonischen und planerischen Ansätze darlegen. Im Anschluss
daran fand eine Gesprächsrunde statt, bei der die anderen Teilnehmenden
Nachfragen stellen konnten. Nach Verabschiedung der Büros erfolgte eine
Auswertung mit anschließender Bewertung gemäß Bewertungsmatrix, jedoch noch
ohne Bewertung der Zuschlagskriterien zum Honorar.
Nach
Abschluss aller Verhandlungsgespräche wurden die Büros aufgefordert, unter
Berücksichtigung der Gesprächsergebnisse ihre letztverbindlichen Angebote bis
zum
- 22.03.2023 für Los 2 und
- 29.03.2023 für Los 3
vorzulegen.
Diese Angebote wurden durch die Rechtsanwaltskanzlei unter Einbeziehung auch
der Zuschlagskriterien zu den Honorarangeboten wie folgt final bewertet:
Los 2 |
Neubert |
Bieter 2 |
|
A |
Projektanalyse |
750 |
500 |
B |
Leistung intern |
2.500 |
2.500 |
C |
Leistung extern |
2.500 |
2.500 |
D |
Vertrag |
500 |
100 |
E |
Honorar |
1.875 |
1.150 |
|
Summe |
8.125 |
6.750 |
Im
Ergebnis dessen wird empfohlen, das Los 2 an das Büro:
Ingenieurbüro
Neubert GmbH
Bukostr. 1,
38820 Halberstadt
zu
vergeben.
Los 3 |
Büro lpb |
Bieter 2 |
Bieter 3 |
|
A |
Projektanalyse |
1.000 |
750 |
250 |
B |
Leistung intern |
2.500 |
2.000 |
1.500 |
C |
Leistung extern |
2.500 |
2.500 |
1.500 |
D |
Vertrag |
400 |
400 |
300 |
E |
Honorar |
1.250 |
1.250 |
1.275 |
|
Summe |
7.650 |
6.900 |
4.825 |
Im
Ergebnis dessen wird empfohlen, das Los 3 an das Büro:
Landschaft
planen + bauen GmbH
Am
Treptower Park 28-30,
12435
Berlin
zu vergeben.
Finanzielle Auswirkungen: |
Gemeindehaushalt |
|||
Beteiligungen |
||||
|
|
|||
Produktgruppe: |
||||
Teilhaushalt/Budget: |
||||
Maßnahmen-Nr: |
||||
Bereits
im laufenden Haushalt |
|
|||
veranschlagt: |
|
EURO: |
||
Über-/außerplanmäßige Veranschlagung
im laufenden
Haushalt: |
|
|
|
|
Ergebnis-HH |
EURO: |
|||
Finanz-HH |
EURO: |
|||
Mittelfristig
bereits veranschlagt: |
|
|||
Mittelfristig
neu zu veranschlagen: |
|