Entsprechend dem Ergebnis des Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gemäß Vergabeverordnung (VgV) wird der Bürgermeister beauftragt, mit dem Planungsbüro

dieBauingenieure - Bauphysik GmbH
Wattstraße 1, 76185 Karlsruhe

einen Generalplanungsvertrag abzuschließen für Planungsleistungen gemäß Anlagen 1 und 2.

Die Beauftragung erfolgt stufenweise. Im ersten Schritt wird die Leistungsstufe I (LP 1-3 nach HOAI) der Planungsleistungen   A-1       = Brandschutzertüchtigung

A-2    = Fachplanung und Bauleitung Brandschutz

A-13  = Einbau IT-Sicherheitsraum im Serverraum

A-14  = Austausch vorhandener Türen gegen Türanlagen mit Öffnungsautomatik

A-15  = Gebäudebestandserfassung und Sanierungsfahrplan (Hochbau + TGA)

abgerufen.

Die erforderlichen Haushaltsmittel werden im Haushalt 2024 ff. zur Verfügung gestellt.

1.      Ausgangssituation

Im Rathaus Kleinmachnow sollen in den nächsten Jahren verschiedene Instandsetzungen erfolgen:

Bei der Erstellung des Brandschutzkonzeptes 2022/23 wurden gravierende Brandschutzmängel im gesamten Rathaus festgestellt. In allen Geschossen sind deshalb umfangreiche Ertüchtigungen zwingend notwendig. In diesem Zusammenhang ist auch der Einbau eines IT-Sicherheitsraumes innerhalb des bestehenden Serverraumes im 2. Obergeschoss vorgesehen. Beides soll in den Bauabschnitten 1 und 2 erfolgen.

Das Gebäude soll außerdem durch verschiedene Einzelmaßnahmen technisch und energetisch auf den aktuellen Standard gebracht werden, sofern jeweils die statischen Voraussetzungen dafür gegeben sind. Die Rathausheizung soll, den Festlegungen im Integrierten Klimaschutzkonzept (IKK) der Gemeinde folgend, erneuert und auf fossilfreie Energieträger umgestellt werden (vgl. dazu Diskussionen in den Fachausschüssen auf der Grundlage v. DS-Nr. 120/23 Generalplanungsleistungen für Instandsetzungs- und Ertüchtigungs­maßnahmen sowie technische und energetische Einzelmaßnahmen im Rathaus, hier: fossilfreie Wärmebereitstellung (Grundsatzbeschluss)).

Für alle Arbeiten wird eine Bestandserfassung von Hochbau und Technischer Gebäudeausrüstung (TGA) wichtige Grundlage sein. Darauf aufbauend soll ein Sanierungsfahrplan erarbeitet werden, der mittel- und langfristig notwendige Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen definiert und zeitlich einordnet.

Eine Zusammenstellung aller Planungsleistungen findet sich in der Anlage 1, die Leistungsbeschreibung (vgl. Anlage 2) beschreibt die Einzelmaßnahmen. Seite 11 der Leistungsbeschreibung zeigt eine sinnvolle Einteilung aller Bauleistungen in Bauabschnitte und eine sinnvolle zeitliche Abfolge für die Planungs- und Bauleistungen.

Alle Bauleistungen werden im laufenden Betrieb durchzuführen sein. Einzelne Maßnahmen müssen direkt nacheinander bzw. teilweise zeitgleich mit anderen Einzelmaßnahmen umgesetzt werden, um den baulichen und zeitlichen Aufwand und damit die Einschränkungen für die Beschäftigten so gering wie möglich zu halten. Das soll durch die Generalplanung strukturiert geplant, vorbereitet und in der Bauzeit überwacht werden, und zwar über alle Leistungsphasen, die für die jeweilige Einzelmaßnahme erforderlich sind.

Direkt nach der Beauftragung soll mit den Leistungen A-1, A-2, A-13, A-14 und A-15 begonnen werden.

2.      Vergabeverfahren

Für die Vergabe der Planungsleistungen erfolgten umfangreiche und aufwendige Vorbereitungen, die auch eine nach Aufwands-(„A“) und Investitions-(„I“)-Kosten gesplittete Kostenschätzung für sämtliche Planungs- und Bauleistungen beinhaltete. Das Ergebnis dieser Vorbereitungen war die als Anlage 2 beigefügte Leistungsbeschreibung.

Aus den prognostizierten Gesamtbaukosten ergab sich eine Honorarsumme von über 500.000 € ohne Umsatzsteuer. Damit waren die nachgefragten Leistungen nach der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (Vergabeverordnung des Bundes ‑ VgV) in einem EU-weiten Verfahren öffentlich auszuschreiben.

Zur ordnungsgemäßen und rechtssicheren Abwicklung dieses VgV-Verfahrens wurde die Unterstützung der Rechtsanwaltskanzlei MD-Rechtsanwälte aus Potsdam in Anspruch genommen.

3.      Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung waren alle Planungsleistungen, die für die Instandsetzungs- und brandschutztechnische Ertüchtigungsmaßnahmen sowie für die technischen und energetischen Einzelmaßnahmen im Rathaus gemäß Anlage 1 erforderlich werden.

Die Besonderheit dieser Ausschreibung bestand darin, dass die Einzelmaßnahmen getrennt nach Aufwands- und Investitionsmaßnahmen aufzuschlüsseln und für jede Einzelmaßnahme und dort jeweils anfallende Leistungsphasen ein Honorarangebot zu unterbreiten war. Der Abruf von Planungsleistungen erfolgt stufenweise mit Gliederung in folgende Leistungsstufen

·        Stufe 1: Leistungsphasen 1 bis 3,

·        Stufe 2: Leistungsphase 4,

·        Stufe 3: Leistungsphasen 5 bis 7,

·        Stufe 4: Leistungsphasen 8 bis 9.

Den Abruf jeder Leistungsstufe regelt der Generalplanervertrag, dessen Entwurf den Vergabeunterlage beigefügt war. Ausgeschrieben waren Grundleistungen und besondere Leistungen der Leistungsbilder:

·        Gebäudeplanung,

·        Tragwerksplanung,

·        Technische Ausrüstung.

Des Weiteren Beratungsleistungen:

·        Brandschutzplanung gemäß AHO,

·        Wärmeschutz- und Energiebilanzierung,

·        Fördermittelberatung, Akquisition von Fördermittelprogrammen und deren Beantragung.

4.      Zuschlagskriterien

Zuschlagskriterium war der Preis.

5.      Verfahrensart

Das Ausschreibungsverfahren erfolgte zweistufig als Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb. Die hinzugezogene Rechtsanwaltskanzlei übernahm die Prüfung der Teilnahmeanträge auf formale Richtigkeit und Vollständigkeit sowie auf vergaberechtliche Ausschlussgründe. Die gesamte Kommunikation mit der Gemeinde, insbesondere Bewerber- und Bieterfragen und deren Beantwortung, erfolgte ausschließlich über die Vergabeplattform des Landes Brandenburg („Vergabemarktplatz“).

6.      Vergabeterminplan + Durchführung des Verfahrens

7.      Fazit

Im durchgeführten Verhandlungsgespräch vom 21.02.2024 stellte das Büro sich und seine Firmenstruktur vor sowie die für die zu erbringenden Generalplanungsleistungen vorgesehene Projektleitung und die weiteren Mitarbeiter und Fachplaner. Es benannte seine planerischen Ansätze und bestätigte, dass die vorgesehene zeitliche Abfolge realisierbar ist, wenn keine unvorhergesehenen Verzögerungen entstehen.

Da nur ein Angebot vorlag, es vollständig war und den Vorgaben und Anforderungen der Vergabestelle (Gemeinde) entsprach, wurde einvernehmlich festgelegt, dass das indikative Angebot ohne Änderungen das verbindliche Angebot ist.

Im Ergebnis dessen wird empfohlen, den Generalplanungsauftrag an das Büro

dieBauingenieure - Bauphysik GmbH

Wattstraße 1, 76185 Karlsruhe

mit der projektverantwortlichen Architektin Frau Sonja Bertsch

zu vergeben.

Anlage/-n:

1)        Rathaus Kleinmachnow, Generalplanungsleistungen „A“ und „I“, Stand 18.12.2023

2)        Leistungsbeschreibungen Generalplanungsleistungen Stand 14.12.2023