Erläuterungen zu den Benutzungs- und Entgeltordnungen

1.      Neue Strukturierung der Benutzungs- und Entgeltordnungen

Die Benutzerordnung für Schulräume und Sportstätten trat am 01.10.1998 in Kraft, die Entgeltordnung am 01.05.2008. Seitdem gab es diverse Um- und Anbauten und daraus resultierende Änderungen.

Eine Benutzungs- und Entgeltordnung für den Bürgersaal gab es bisher nicht. Es ist daher dringend notwendig nach dem Bau des Bürgersaals im Jahr 2005 eine Benutzungs- und Entgeltordnung zu schaffen. Bisher wurde hier die Benutzungsordnung der Kammerspiele analog angewendet.

Die momentan geltende Benutzerordnung für die Jugendfreizeiteinrichtung (JFE) trat am 01.06.1999 in Kraft, wurde seitdem nicht mehr geändert und beinhaltet Regelungen für die Kammerspiele und den Seniorenclub „Toni Stemmler“. Die Kammerspiele befinden sich nicht mehr im Besitz der Gemeinde.

Die derzeit geltende Entgeltordnung für die JFE trat am 01.01.2002 in Kraft und beinhaltet ebenfalls die Entgelte für die Kammerspiele und den Seniorenclub „Toni Stemmler“.

Alle Entgeltordnungen beinhalten ungerade Summen, die aufgrund der Währungsumstellung (DM in €) zustande gekommen sind. Zur Vereinfachung der Berechnung wurden die Summen in den neuen Benutzer- und Entgeltordnungen gerundet.

Für alle Benutzungs- und Entgeltordnungen gab es eine umfassende redaktionelle Überarbeitung. Um die Verständlichkeit und die Handhabung der Benutzungs- und Entgeltordnungen zu vereinfachen, wurden die bestehenden Benutzungs- und Entgeltordnungen in drei Dokumenten zusammengefasst und neu strukturiert: Es gibt nun jeweils eine Benutzungs- und Entgeltordnung für die Schulen inkl. Sportstätten, den Bürgersaal und die JFE. Doppelte Formulierungen wurden weggelassen, veraltete Sachverhalte aktualisiert.

Eine starke Erhöhung der Entgelte ist in keinem Fall vorgesehen, da die Räume weiterhin zugänglich und bezahlbar für alle Vereine, Institutionen und Privatpersonen in Kleinmachnow sein sollen.

Als nächster Schritt folgt die Erarbeitung von Bestuhlungsplänen für den Bürgersaal nach den Richtlinien der Brandenburgischen Versammlungsstättenverordnung. Auf diese wird bereits in der neuen Benutzungs- und Entgeltordnung hingewiesen.

Angestrebt wird das Inkrafttreten der neuen Benutzungs- und Entgeltordnungen zum 01.01.2012.

2.      neu aufgenommene Regelungen

-       teilweise Veränderung der Benutzungszeiten in der JFE (§ 3)

-       Unterscheidung in einmalige, mehrmalige und dauernde Benutzungen in allen Einrichtungen (§ 1, § 5)

-       pauschale Berechnung der dauernden Benutzungen in allen Einrichtungen (§ 5)

-       Erneuerung des Abrechnungsverfahrens (§ 5)

-       das Antragsverfahren für den Mehrzweckraum der JFE kann direkt mit der Leitung der JFE abgewickelt werden (§ 4)

-       Erneuerung der Haftungsregelung nach Empfehlung des Kommunalen Schadenausgleich (KSA) (§ 12)

3.      Erläuterung der Neuregelungen

a.      teilweise Veränderung der Benutzungszeiten in der JFE (§ 3)

Die Aufrechterhaltung des laufenden Betriebes hat vor allem in der JFE und den Schulen und Sportstätten Vorrang.

Die Jugendfreizeiteinrichtung hat von Montag bis Freitag von 14.00 – 21.00 Uhr geöffnet. Während dieser Zeit wird der Mehrzweckraum zum Teil durch die Besucher mitgenutzt. Eine Anmietung ist daher nur noch am Vormittag von 8.00 – 13.00 Uhr möglich. An den Wochenenden steht die JFE,  aufgrund des regulären Betriebes am Samstag von 16.00 – 21.00 Uhr und der Schließzeit am Sonntag, für Benutzungen nicht zur Verfügung. Ausnahmen können im Einzelfall direkt mit der Leitung der JFE besprochen werden.

b.      Unterscheidung in einmalige, mehrmalige und dauernde Benutzungen (§ 1, § 5)

Um die Abrechnung der Benutzungen und damit den Verwaltungsaufwand zu vereinfachen wurden folgende Definitionen eingeführt:

Eine Benutzung von Räumen, die über eine Dauer von 12 Monaten abgeschlossen wird, ist im folgenden Text als „dauernde Benutzung“ bezeichnet.

Die Formulierung „mehrmalige Benutzung“ bezieht sich auf Benutzungen, die mehr als 1x aber weniger als 12 Monate in der Benutzungsvereinbarung vereinbart werden.

c.      Pauschale Berechnung der dauernder Benutzungen (§ 5)

Die Abrechnung der dauernden Benutzungen war bisher kompliziert. Es musste jede einzelne Nutzung im Laufe eines Jahres abgerechnet und geprüft werden. Die Nichtnutzung in den Ferien musste von der Gesamtsumme abgezogen werden. Ebenso der eventuelle Ausfall einzelner Nutzungen. Um das Abrechnungsverfahren zu vereinfach, sollen dauernde Benutzungen in Zukunft pauschal für 40 Wochen in den Schulen und Sportstätten und für 48 Wochen in der JFE abgerechnet werden.

Beispiel:

Mit einem Verein wird eine Benutzungsvereinbarung für einen Klassenraum geschlossen. Dieser Klassenraum wird 2x pro Woche für 2 Stunden genutzt:

4h á 6,00 € pro Woche        = 24,00 €

40 Wochen á 24,00 €           = 960,00 € gesamt

Der Vertrag über dauernde Benutzungen in Sportstätten und Schulen gilt jeweils für die Dauer eines Schuljahres und beginnt am 01.08. und endet zum 31.07. eines Jahres. Wird er nicht gekündigt, verlängert er sich um ein Jahr bis zum 31.07.

Für die Räume der Jugendfreizeiteinrichtung und des Bürgersaals wird dieses Verfahren ebenfalls eingeführt. Bisher gab es in der JFE das Problem, dass die Vereine in der Sommerzeit sämtliche Nutzungsvereinbarungen gekündigt haben, da die Räume aufgrund von Urlaubszeiten nicht genutzt wurden und die Vereine kein Geld für die Nichtnutzung bezahlen wollten. Die Kündigungsregelung ließ dies bisher zu („das Verhältnis kann jederzeit schriftlich gekündigt werden“). Mit der Pauschalisierung dauernder Benutzungen auf 48 Wochen (11 Monate) soll dies verhindert werden.

Der Vertrag über dauernde Benutzungen in der Jugendfreizeiteinrichtung gilt jeweils für ein Kalenderjahr und beginnt am 01.01. und endet zum 31.12. eines Jahres. Wird er nicht gekündigt, verlängert er sich um ein Jahr bis 31.12.

d.      Erneuerung des Abrechnungsverfahrens (§ 5)

Da mit der Benutzungsvereinbarung, egal ob einmalige, mehrmalige oder dauernde Benutzung, ein privatrechtlicher Vertrag abgeschlossen wird, in welchem eine Endsumme für die Benutzung genannt wird, ist eine separate Rechnungslegung nicht mehr nötig. Sollten dauernde oder mehrmalige Benutzungen vorzeitig beendet werden, wird das Gemeindeamt die Beträge anteilig erstatten. Bei dauernden Benutzungen werden Zahlungsziele festgelegt.

e.      Antragsverfahren für die Benutzung des Mehrzweckraumes in der JFE (§ 4)

Der schriftliche Antrag für die Benutzung des Mehrzweckraumes kann zukünftig direkt bei der Leitung der Jugendfreizeiteinrichtung abgegeben werden. Die Antragstellung erfolgt über das Formblatt zur Anmietung der Räumlichkeiten. Dieses Formblatt ist auf der Internetseite der Gemeinde Kleinmachnow www.kleinmachnow.de, im Gemeindeamt und in der Jugendfreizeiteinrichtung erhältlich.

f.        Erneuerung der Haftungsregelung des Kommunalen Schadenausgleich (§ 12)

Die Haftungsklauseln wurden mit dem Kommunalen Schadenausgleich (KSA) abgestimmt. Die bisherigen Haftungsklauseln sind nicht mehr gültig und verstoßen teilweise gegen § 309 Nr. 7 bzw. § 307 BGB bzw. sind durch umfangreiche Änderungen im Rahmen des Schuldrechts-Modernisierungsgesetzes unwirksam. Der KSA hat Vorschläge für die Haftungsklauseln unterbreitet, welche in die neuen Benutzungs- und Entgeltordnungen übernommen werden.

1. Entwurf der Benutzungs- und Entgeltordnung für Schulen und Sportstätten
2. Entwurf der Benutzungs- und Entgeltordnung für den Bürgersaal
3. Entwurf der Benutzungs- und Entgeltordnung für die Jugendfreizeiteinrichtung